Hysbysiad Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd - Ysgol Morgan Llwyd

Disgyblion

Sut a pham rydym ni’n defnyddio eich gwybodaeth 

Mae Deddf Addysg 1996 yn gosod dyletswydd ar yr ysgol hon i ddarparu gwasanaeth addysg i’n disgyblion.

Dim ond pan fydd gennym ni sail gyfreithlon dan gyfraith diogelu data y byddwn ni’n prosesu data personol. Dyma’r seiliau y byddwn yn dibynnu arnynt:

• yr angen i gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol;
• y gofyn i gyflawni rhwymedigaeth dan gontract;
• yr angen i brosesu data er mwyn cyflawni tasg gyhoeddus;
• y gofyn i amddiffyn buddiannau hanfodol unigolyn; neu
• os oes budd cyfreithlon i brosesu’r data.

Ar gyfer gweithgareddau eraill (megis codi arian), byddwn yn prosesu’r data gyda’ch caniatâd chi ac mae gennych chi hawl i’w dynnu’n ôl unrhyw bryd.

Gwybodaeth a gesglir:

• Gwybodaeth bersonol (megis enw, rhif unigryw'r disgybl a chyfeiriad);
• Nodweddion (megis ethnigrwydd, iaith, cenedligrwydd, gwlad enedigol a chymhwyster am brydau ysgol am ddim);
• Gwybodaeth am bresenoldeb (megis sesiynau a fynychwyd, nifer o absenoldebau a rhesymau dros yr absenoldebau);
• Gwybodaeth asesu drwy Go4Schools (megis graddau, graddau disgwyliedig a chanlyniadau profion);
• Gwybodaeth feddygol (megis alergeddau, meddyginiaeth);
• Anghenion Dysgu Ychwanegol;
• Gwybodaeth am ymddygiad (ymddygiad cadarnhaol a negyddol, a gwybodaeth am unrhyw waharddiad);
• TCC (CCTV).

Pam ein bod yn casglu ac yn defnyddio’r wybodaeth hon

Byddwn yn defnyddio data disgyblion:

• i gefnogi dysgu’r disgybl;
• i fonitro ac adrodd yn ôl ar gynnydd disgybl;
• i ddarparu gofal bugeiliol priodol;
• i asesu ansawdd ein gwasanaethau;
• i gydymffurfio â’r gyfraith o ran rhannu data;

Mae’r gwahanol gategorïau o wybodaeth am Rieni/Gwarcheidwaid rydym ni’n eu casglu, eu cadw a’u rhannu yn cynnwys:

• gwybodaeth bersonol (megis enw, cyfeiriad);
• perthynas i’r disgybl.

Rydym yn defnyddio’r data am Rieni/Gwarcheidwaid:

• i gysylltu â chi;
• i rannu gwybodaeth gyda chi.

Rydym yn rhannu gwybodaeth disgyblion yn rheolaidd gyda:

• Ysgolion y bydd y disgyblion yn eu mynychu ar ôl ein gadael ni;
• Ein Hawdurdod Lleol;
• Gwasanaeth Effeithlonrwydd a Gwella Ysgolion Gogledd Cymru, Llywodraeth Cymru (LlC);
• Y GIG (dim ond data sydd ei angen arnynt i allu trefnu rhaglenni imiwneiddio - mae’r data hwn yn cynnwys enw, cyfeiriad a dyddiad geni’r disgybl yn ogystal â manylion eu rhiant/rhieni);
• Y Gwasanaethau Cymdeithasol;
• Go4Schools
• ParentMail
• My Concern
• Showbie
• Gyrfau Cymru
• Seren a Seren Fach
• Asiantaethau eraill drwy gytundeb gyda rhieni

Byddwn yn sicrhau bod pob trydydd parti’n darparu gwarantau digonol y byddant yn diogelu data personol yn unol â gofynion deddfwriaeth diogelu data.

 

Pam ein bod ni’n rhannu gwybodaeth am ddisgyblion:

Nid ydym yn rhannu gwybodaeth am ein disgyblion gydag unrhyw un heb ganiatâd, oni fydd y gyfraith a’n polisïau yn gadael i ni wneud hynny.

Rydym yn rhannu data disgyblion gyda Llywodraeth Cymru ar sail statudol. Mae rhannu data fel hyn yn sail i bolisïau a phrosesau monitro cyrhaeddiad addysgol a chyllid yr ysgol.

I ddysgu mwy am sut mae Llywodraeth Cymru yn defnyddio data disgyblon, ewch i:

https://llyw.cymru/gwybodaeth-rheoli-data-hysbysiad-preifatrwydd

Mae’n rhaid i ni rannu gwybodaeth am ein disgyblion gyda’n Hawdurdod Lleol (ALl) a Llywodraeth Cymru.

 

Gofynion casglu data:

I ddysgu mwy am y gofynion casglu data y mae Llywodraeth Cymru yn eu gosod arnom (er enghraifft, trwy gyfrifiad yr ysgol) ewch i:

https://llyw.cymru/casglu-data-a-rheoli-gwybodaeth-i-ysgolion

I gael rhagor o wybodaeth am wasanaethau i bobl ifanc, ewch i wefan ein hawdurdod lleol:  www.wrecsam.gov.uk

 

Cronfa Ddata Genedlaethol Disgyblion (NDP)

Llywodraeth Cymru sy'n berchen ar, ac yn rheoli Cronfa Ddata Genedlaethol Disgyblion (NDP) Cymru, sy’n cynnwys gwybodaeth am ddisgyblion mewn ysgolion yng Nghymru. Mae’n darparu tystiolaeth amhrisiadwy am berfformiad addysgol er mwyn llywio ymchwil annibynnol, yn ogystal ag astudiaethau y mae Llywodraeth Cymru yn eu comisiynu. Caiff ei chadw mewn fformat electronig at ddibenion ystadegol. Caiff yr wybodaeth hon ei chasglu’n ddiogel o ystod o ffynonellau, gan gynnwys ysgolion, awdurdodau lleol a chyrff dyfarnu.

Yn ôl y gyfraith, mae’n rhaid i ni ddarparu gwybodaeth am ein disgyblion i Lywodraeth Cymru fel rhan o gasgliadau data statudol megis cyfrifiad yr ysgol a chyfrifiad y blynyddoedd cynnar. Yna, caiff rhywfaint o’r wybodaeth hon ei storio yn NDP Cymru. I ddysgu mwy am ystadegau addysg Cymru, ewch i https://llyw.cymru/ystadegau-ac-ymchwil a dewis yr adran ‘Addysg a Sgiliau’.

 

Fyddwn ni ond yn defnyddio’r hyn rydym ni ei angen!

Lle gallwn ni, wnawn ni ond casglu a defnyddio eich gwybodaeth bersonol er mwyn gallu darparu gwasanaethau addysg neu fodloni gofyniad. 

Os na fyddwn ni angen eich gwybodaeth bersonol, fe fyddwn ni naill ai’n ei chadw’n anhysbys os yw eisoes gennym ar gyfer diben arall, neu fyddwn ni ddim yn gofyn amdani. Er enghraifft, efallai na fyddwn ni angen eich manylion cyswllt ar gyfer arolwg, felly dim ond eich ymatebion i’r arolwg fyddwn ni'n eu casglu

Os byddwn ni’n defnyddio eich gwybodaeth bersonol ar gyfer gwaith ymchwil a dadansoddi, byddwn bob amser yn sicrhau eich bod yn anhysbys neu’n defnyddio enw gwahanol, oni fyddwch chi wedi cytuno y cawn ni ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol ar gyfer y gwaith ymchwil hwnnw.

Wnawn ni ddim gwerthu eich gwybodaeth bersonol i unrhyw un arall.  

 

Beth allwch chi ei wneud gyda'ch gwybodaeth

Mae’r gyfraith yn rhoi nifer o hawliau i chi reoli pa wybodaeth bersonol y cawn ni ei defnyddio, a sut y cawn ni ei defnyddio. 

 

Gallwch ofyn am gael gweld y wybodaeth sydd gennym amdanoch chi

Byddem fel arfer yn disgwyl rhannu'r hyn rydym yn ei gadw amdanoch chi gyda chi. 

Yn unol â deddfwriaeth Diogelu Data gyfredol, mae gennych chi hefyd hawl i ofyn am yr holl wybodaeth sydd gennym ni amdanoch chi a'r gwasanaethau rydych yn eu derbyn gennym ni. Pan fyddwn ni’n cael cais gennych chi, rhaid i ni adael i chi weld popeth rydym wedi’i gofnodi amdanoch chi. 

Fodd bynnag, allwn ni ddim gadael i chi weld unrhyw ran o'ch cofnod sy’n cynnwys:

• gwybodaeth gyfrinachol am bobl eraill; na
• gwybodaeth fyddai, ym marn gweithiwr proffesiynol, yn achosi niwed difrifol i'ch lles corfforol neu feddyliol chi neu unrhyw un arall; nac
• os byddwn ni’n credu y gallai rhoi’r wybodaeth i chi ein rhwystro rhag atal neu ddatgelu trosedd.

Mae hyn yn gymwys ar gyfer gwybodaeth bersonol sydd mewn cofnodion papur ac electronig. Os gofynnwch chi i ni, fe wnawn ni hefyd adael i eraill weld eich cofnod (os na fydd un o’r pwyntiau uchod yn berthnasol). 

Os na allwch chi wneud cais ysgrifenedig am eich cofnodion, fe wnawn ni’n si?r bod ffyrdd eraill i chi wneud hynny.  Os bydd gennych chi unrhyw ymholiadau yngl?n â chael gweld eich gwybodaeth, cysylltwch â Catrin Pritchard, Prifathrawes.

Mae gan rieni hefyd hawl i gael gweld cofnodion addysg eu plentyn, gan gynnwys unrhyw wybodaeth Anghenion Addysgol Arbennig, dan y ddeddfwriaeth cyfraith Addysg ddiweddaraf.

Gallwch ofyn i gael newid gwybodaeth y credwch chi sy’n anghywir

Dylech roi gwybod i ni os ydych chi'n anghytuno â rhywbeth yn eich cofnod.

Efallai na allwn ni newid neu dynnu’r wybodaeth honno bob tro, ond fe wnawn ni gywiro gwallau ffeithiol, a gallem gynnwys eich sylwadau yn y cofnod i ddangos eich bod yn anghytuno ag ef.  

Gallwch ofyn am gael dileu gwybodaeth (hawl i gael eich anghofio)

Mewn rhai amgylchiadau, gallwch ofyn am gael dileu eich gwybodaeth bersonol, er enghraifft: 

• os nad oes angen eich gwybodaeth bersonol mwyach am y rheswm y cafodd ei gasglu yn y lle cyntaf;
• os ydych chi wedi tynnu eich caniatâd i ni ddefnyddio eich gwybodaeth yn ôl (lle nad oes rheswm cyfreithiol arall i ni ei defnyddio);
• os nad oes rheswm cyfreithiol i ni ddefnyddio eich gwybodaeth;
• os yw dileu’r wybodaeth yn ofyniad cyfreithiol.

Os yw’ch gwybodaeth bersonol wedi’i rhannu ag eraill, fe wnawn ni bopeth o fewn ein gallu i sicrhau bod yr unigolion sy'n defnyddio eich gwybodaeth bersonol yn cydymffurfio â'ch cais i’w dileu.

Nodwch na allwn ni ddileu eich gwybodaeth:

• os oes rhaid i ni ei gadw yn ôl y gyfraith;
• os caiff ei defnyddio er dibenion rhyddid mynegiant;
• os caiff ei defnyddio er dibenion iechyd y cyhoedd;
• os caiff ei chadw er dibenion ymchwil wyddonol neu hanesyddol, neu er dibenion ystadegol, lle byddai’n golygu na fyddai posib defnyddio gwybodaeth;
• os yw'n angenrheidiol ar gyfer hawliadau cyfreithiol. 

Gallwch ofyn am gael cyfyngu’r hyn rydym ni’n defnyddio eich data personol ar ei gyfer

Mae gennych chi hawl i ofyn i ni gyfyngu’r hyn rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol ar ei gyfer:

• os ydych chi wedi canfod gwybodaeth anghywir, ac wedi dweud wrthym am hyn;
• os nad oes rheswm cyfreithiol i ni ddefnyddio’r wybodaeth honno, ond eich bod chi eisiau i ni gyfyngu’r hyn rydym yn ei defnyddio ar ei gyfer yn hytrach na dileu’r wybodaeth yn gyfan gwbl.

Pan fo gwybodaeth wedi’i chyfyngu, ni ellir ei defnyddio ar gyfer unrhyw beth ond cadw’r data yn ddiogel a, gyda’ch caniatâd chi, delio â hawliadau cyfreithiol ac i ddiogelu eraill, neu er dibenion pwysig lles y cyhoedd y DU. 

Pan fydd cyfyngiad ar ddefnydd wedi cael ei ganiatáu, byddwn yn rhoi gwybod i chi cyn dal ati i ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol.

Pan fo’n bosib, byddwn yn ceisio cydymffurfio â’ch cais, ond efallai y bydd angen i ni ddal neu ddefnyddio gwybodaeth am fod rhaid i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith.

 

Gallwch ofyn am gael symud eich gwybodaeth at ddarparwr arall (cludadwyedd data)

Mae gennych chi hawl i ofyn am gael eich gwybodaeth bersonol yn ôl neu am gael ei rhoi i ddarparwr gwasanaeth arall o’ch dewis mewn fformat a ddefnyddir yn gyffredin. Gelwir hyn yn gludadwyedd data.

Fodd bynnag, dim ond os ydym ni’n defnyddio eich gwybodaeth bersonol gyda chaniatâd (yn hytrach nag yn ôl y gyfraith) y mae hyn yn berthnasol, ac os yw penderfyniadau’n cael eu gwneud gan gyfrifiadur yn hytrach na bod dynol. 

Mae’n debygol na fydd cludadwyedd data’n berthnasol i unrhyw un o’r gwasanaethau rydych chi’n eu derbyn gan yr Ysgol. 

 

Gallwch ofyn am eglurhad o unrhyw benderfyniadau a wnaed gan gyfrifiadur, a manylion sut y gallem ni fod wedi creu ‘proffil risg’ ar eich cyfer.

Mae gennych chi hawl i gwestiynu penderfyniadau a wnaed amdanoch gan gyfrifiadur, oni fydd eu hangen ar gyfer unrhyw gontract rydych chi wedi’i lunio, sy’n ofynnol yn ôl y gyfraith, neu os ydych chi wedi rhoi’ch caniatâd. 

Mae gennych chi hefyd hawl i wrthwynebu os oes ‘proffil’ yn cael ei lunio amdanoch chi. Mae ‘llunio proffil’ yn golygu bod penderfyniadau’n cael eu gwneud amdanoch chi ar sail ffactorau penodol yn eich gwybodaeth bersonol, e.e. eich cyflyrau iechyd. 

Os a phan fydd CBSW yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol i lunio proffil amdanoch chi, er mwyn darparu’r gwasanaethau mwyaf priodol i chi, fe gewch chi wybod am hyn. 

Os oes gennych chi unrhyw bryderon am wneud penderfyniadau awtomataidd neu lunio proffil, cysylltwch ag arweinydd Diogelu Data’r Ysgol, all eich cynghori yngl?n â sut rydym ni’n defnyddio eich gwybodaeth.  

 

Sut rydym ni’n diogelu eich gwybodaeth?

Fe wnawn ni bopeth o fewn ein gallu i sicrhau ein bod yn dal cofnodion amdanoch chi (ar bapur ac yn electronig) mewn modd diogel, a dim ond y rhai hynny sydd â hawl i'w gweld fydd yn cael eu gweld. Dyma enghreifftiau o'n diogelwch:

• Amgryptiad: mae gwybodaeth yn cael ei chuddio fel na ellir ei darllen heb wybodaeth arbennig (megis cyfrinair). Gwneir hyn gyda chod cyfrinachol, neu’r hyn a elwir yn ‘seiffr’. Dywedir fod y wybodaeth gudd wedi cael ei ‘amgryptio’.
• Rhoi dan Ffugenw: byddwn yn defnyddio enw gwahanol er mwyn cuddio rhannau o’ch gwybodaeth bersonol o’r golwg. Golyga hyn y gallai rhywun y tu allan i’r Cyngor weithio ar eich gwybodaeth ar ein rhan ni heb wybod mai’ch gwybodaeth chi oedd hi.
• Mae rheoli mynediad at systemau a rhwydweithiau yn ein galluogi i atal pobl heb ganiatâd i weld eich gwybodaeth bersonol rhag cael gafael arni.
• Mae hyfforddi ein staff yn ein galluogi i’w gwneud yn ymwybodol o sut i drin gwybodaeth a sut a phryd i roi gwybod os bydd rhywbeth yn mynd o’i le.
• Profi ein technoleg a’n dulliau gweithio yn rheolaidd, gan gynnwys cadw ar flaen y diweddariadau diogelwch diweddaraf (a elwir yn ‘patsys’).

 

Ble yn y byd mae’ch gwybodaeth?

Cedwir y rhan fwyaf o wybodaeth bersonol ar systemau yn y DU. Ond mae rhai achlysuron lle gallai’ch gwybodaeth adael y DU naill ai er mwyn mynd i sefydliad arall neu os caiff ei gadw mewn system y tu allan i’r UE. 

Mae gennym amddiffyniadau ychwanegol ar eich gwybodaeth os yw’n gadael y DU, yn amrywio o ffyrdd diogel o drosglwyddo data i sicrhau bod gennym gontract cadarn gyda’r trydydd parti. 

Fe gymerwn ni bob cam ymarferol i sicrhau na fydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei hanfon i wlad na ystyrir yn ‘ddiogel’ naill ai gan Lywodraethau’r DU neu’r UE.

Os bydd angen i ni anfon eich gwybodaeth i leoliad 'anniogel’, byddwn bob tro’n ceisio cyngor y Comisiynydd Gwybodaeth yn gyntaf. 

 

Am faint ydym ni’n cadw eich gwybodaeth bersonol?

Mae yna reswm cyfreithiol yn aml am gadw eich gwybodaeth bersonol am gyfnod penodol o amser, a byddwn yn ceisio cynnwys y rhain i gyd yn ein hamserlen gadw. 

Ar gyfer pob gwasanaeth, mae’r amserlen yn rhestru am faint o amser y cawn ni gadw eich gwybodaeth. Mae hyn yn amrywio o fisoedd ar gyfer rhai cofnodion i ddegawdau ar gyfer cofnodion mwy sensitif. 

Ewch i weld y Cynllun Cadw Cofnodion Ysgolion yn y ddolen hon:

http://www.internal.wrexham.gov.uk/wordpress/sam/test-schools-intranet/leadership-management/schools-intranet-policies-key-documents/schools-intranet-guidance-material

 

Lle alla’ i gael cyngor?

Os hoffech chi drafod unrhyw beth yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn, cysylltwch ag:

Arweinydd Diogelu Data yr Ysgol Catrin Pritchard, Prifathrawes.

 

Swyddog Diogelu Data

Mae’r ysgol wedi penodi Swyddog Diogelu Data drwy’r Awdurdod Lleol. Gallwch gysylltu â’r Swyddog Diogelu Data yn - SchoolsDPO@wrexham.gov.uk.

 

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth

I gael cyngor annibynnol am ddiogelu data, preifatrwydd a materion yn ymwneud â rhannu data, gallwch gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF

Ffôn: 0303 123 1113 (cyfradd leol) neu 01625 545 745 os oes well gennych chi ddefnyddio rhif cyfradd genedlaethol. 

Fel arall ewch i ico.org.uk (external link) neu anfonwch neges e-bost i casework@ico.org.uk.